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Buoni pasto VS indennità sostitutiva di mensa: cosa scegliere?

indennità sostitutiva di mensaTra le soluzioni alternative alla mensa a disposizione delle aziende in Italia troviamo i buoni pasto e l’indennità sostitutiva di mensa. In che modo si differenziano le due opzioni?

Nell'articolo di oggi approfondiremo i due servizi con un focus sui benefici e le agevolazioni sia dalla prospettiva dell’azienda che dei suoi collaboratori.

L'alternativa migliore alla mensa aziendale: buoni pasto o indennità sostitutiva di mensa?

Scegliere un’opzione piuttosto che un’altra comporta sostanziali differenze sia da un punto di vista gestionale, amministrativo e soprattutto fiscale.

Di seguito, confronteremo le due soluzioni attraverso un’analisi di tutti gli aspetti fondamentali. Puoi cliccare gli argomenti che ti interessano per passare subito al paragrafo dedicato.

Collegamenti rapidi

  • Le alternative alla mensa aziendale
  • Buoni pasto e indennità sostitutiva di mensa: come funzionano?
  • Tassazione buoni pasto e indennità di mensa
  • Focus costi aziendali: qual è la soluzione più vantaggiosa?
  • Il legame vincente tra buoni pasto e nuova normalità lavorativa

Quali sono le alternative alla mensa aziendale?

Le aziende hanno a disposizione diverse forme sostitutive alla mensa aziendale che implicano versamenti contributivi e fiscali specifici; conoscerne i dettagli supporta l’azienda nell'adozione della misura migliore, in modo chiaro e trasparente.

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Dove presente, il servizio mensa, che può essere interno o esterno alla struttura, permette all'azienda di somministrare direttamente o tramite terzi il pasto ai dipendenti; il valore di questo servizio non concorre a formare il reddito da lavoro e non è quindi soggetto a contribuzione previdenziale o fiscale.

Un’azienda impossibilitata a provvedere da sé a questo servizio e che, allo stesso modo, non può fare in modo che siano fornitori terzi a occuparsene - per questioni logistiche, di orari o per scelta strategica - può valutare a sua discrezione di introdurre un corrispettivo sostitutivo: il buono pasto o l’indennità sostitutiva di mensa. Li analizziamo nel prossimo paragrafo.

Buoni pasto e indennità sostitutiva di mensa: come funzionano?

Il buono pasto, nato negli anni Cinquanta in versione cartacea e ora diffuso anche in formato elettronico, viene solitamente consegnato ai collaboratori all'inizio del mese in base a un calcolo eseguito sui giorni lavorati di quello precedente, seguendo una procedura definita a livello aziendale. Il buono è utilizzabile presso gli esercizi commerciali convenzionati che sono facilmente individuabili anche attraverso sistemi comodi e innovativi come le app dedicate agli utilizzatori offerte dalle società emettitrici.

La normativa italiana - aggiornata con la Legge di Bilancio 2020 - prevede che i buoni cartacei fino ad un valore di 4€ e quelli elettronici di 8€ siano esenti da contribuzione fiscale e previdenziale, perché non concorrono né si sommano ai contributi maturati.

Una delle ultime disposizioni in materia, introdotta dal Ministero dello Sviluppo Economico e in vigore dal settembre del 2017, ha definito in modo chiaro la possibilità di cumulare e utilizzare fino a 8 buoni contemporaneamente, siano essi cartacei o elettronici.

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buoni pasto indennità sostitutiva di mensa

In alternativa al buono pasto, l’indennità sostitutiva di mensa, è un corrispettivo integrato nella retribuzione ordinaria erogata in busta paga e attribuibile quindi sia ai collaboratori part-time che a quelli full time. L’importo erogabile sotto forma di indennità può essere discrezionalmente valutato dalle singole aziende.

Nel prossimo paragrafo, analizziamo la disciplina che regola la tassazione del buono pasto e dell’indennità sostitutiva di mensa.

Tassazione buoni pasto e indennità sostitutiva di mensa: cosa dice la normativa?

Non è unicamente la natura delle soluzioni a essere differente, ma sono i regimi fiscali da cui sono regolate a distinguerle.

L’indennità sostitutiva di mensa, in quanto erogata direttamente in busta paga a integrazione della retribuzione dovuta al collaboratore, è interamente soggetta a tassazione e va a comporre l’imponibile contributivo e fiscale.

Fanno eccezione solamente le indennità dovute agli addetti alle strutture lavorative a carattere temporaneo (come gli addetti ai cantieri edili) o ai collaboratori impiegati presso unità produttive ubicate in zone in cui manca il servizio di mensa. Solo questi casi specifici sono esenti dalla tassazione fino al limite massimo di 5,29€ al giorno, rimasto invariato a differenza della disciplina che regola la defiscalizzazione del buono pasto, modificata dalla Legge di Bilancio 2020.

indennità sostitutiva di mensa

L’agevolazione fiscale di cui godono i buoni pasto è nettamente più vantaggiosa, perché, come detto in precedenza, i collaboratori sono esenti da oneri fiscali e previdenziali fino ad un massimo di 4€ al giorno per quanto riguarda i titoli cartacei e fino ad un massimo di 8€ per i buoni elettronici.

Solo il valore che eccede tali limiti, quindi l’eventuale cifra che supera la quota di 4€ per i buoni cartacei e 8€ per quelli elettronici, entra a fare parte dell’imponibile contributivo e fiscale.

Focus sui costi aziendali: qual è la soluzione più vantaggiosa?

Alla luce di quanto applicato dalla normativa che disciplina l’indennità di mensa, a partire dall'importo totale in busta paga, azienda e dipendente sono quindi soggetti al versamento di quote destinate a INPS, TFR, IRAP e IRES su IRAP.

E i buoni pasto?

Le spese sostenute dall'azienda sono definite dalla legge come deducibili per competenza ai fini delle imposte dirette IRPEF, IRES e IRAP. L’unica specifica per potere usufruire di questo vantaggio è l’obbligo di dedurre i costi in riferimento al periodo in cui il dipendente ha usufruito del servizio. Per quanto riguarda l’IVA, invece, questa è interamente detraibile con aliquota fissata al 4%.

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La scelta di una soluzione piuttosto che un’altra comporta sostanziali differenze da un punto di vista di costi sostenuti dalle aziende ed effettive entrate percepite dai dipendenti.

Le diversità non si limitano alla gestione amministrativa dei due servizi; oltre alla valutazione delle specifiche discipline in materia fiscale che regolano le soluzioni, infatti, bisognerebbe approfondire il tema anche dal punto di vista degli effettivi vantaggi di cui beneficerebbero azienda e collaboratori.

Optando per i buoni pasto, le aziende dimostrano vicinanza e attenzione alle singole esigenze, in qualunque contesto. I momenti più complessi dell’emergenza pandemica hanno dimostrato come avere a disposizione strumenti concreti si riveli determinante per sostenere i collaboratori e migliorare il clima lavorativo. Ne parliamo in modo più approfondito nel prossimo paragrafo.

Il legame vincente tra buoni pasto e nuova normalità lavorativa

La nuova normalità lavorativa sembra essere caratterizzata da un’alternanza tra lavoro in presenza e da remoto e richiede quindi soluzioni versatili.

Durante le fasi più complesse della pandemia da Covid-19, i buoni pasto si sono dimostrati strumenti flessibili, capaci di rispondere a specifiche esigenze; in particolare, la versione elettronica del buono pasto ha permesso agli uffici amministrativi di gestire le operazioni da remoto, attraverso un pratico portale.

indennità sostitutiva di mensa - buono pasto elettronico

Allo stesso modo, con questa versione smart non è richiesto ai collaboratori il ritiro fisico dei tagliandi, perché l’importo spettante è caricato direttamente sulla card. Nei momenti più delicati dell’emergenza sanitaria, il formato elettronico ha contribuito a mantenere i distanziamenti e tutelare la salute di tutti i collaboratori.

Nel caso dei dipendenti tornati in presenza, lo strumento è ideale per godere di una pausa pranzo fuori dall’ufficio. Come avviene per carte di credito e bancomat, il momento del pagamento è sicuro e rapido; inoltre, consumare il pasto fuori dalla sede contribuisce a mantenere gli ambienti di lavoro salubri e privi di assembramenti.


Nell’articolo di oggi, abbiamo confrontato indennità sostitutiva di mensa e buoni pasto. Questi ultimi rappresentano un servizio sostitutivo completo che negli anni si è costantemente evoluto, aggiornando le possibilità di utilizzo e ampliando la propria rete di esercizi commerciali convenzionati.

La praticità che caratterizza in particolare i buoni pasto elettronici, così come i vantaggi normativi previsti dalla disciplina, concorrono a inquadrarli tra i benefit aziendali più apprezzati di sempre, perché dimostrano l’attenzione dell’azienda che li propone nell'offrire ai collaboratori delle soluzioni efficaci per trascorrere una pausa pranzo di qualità e in totale libertà.

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Argomenti: costi del personale, buoni pasto, normativa fiscale, buoni pasto elettronici

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