Il ruolo della segreteria amministrativa nel prossimo futuro

Perché la segreteria amministrativa è essenziale per la strategia aziendale?

Se un tempo la figura della segreteria amministrativa era circoscritta unicamente ad attività operative, oggi possiamo dire che responsabilità e impegni si sono ampliati, fino a comprendere anche scelte determinanti per il benessere dell’azienda e dei collaboratori. 

L’assistente amministrativa ha un ruolo di controllo, deve essere attenta alle dinamiche dell’organizzazione, segue i processi fin dal principio e matura un’esperienza tale per cui è in grado di supportare scelte strategiche per l’impresa.

Sono almeno tre gli aspetti che traggono direttamente beneficio dall'operato quotidiano della segretaria amministrativa: 

• la gestione delle procedure pratiche
• l’attivazione di soluzioni rivolte al benessere dei collaboratori
• l’ottimizzazione delle attività in vista degli obiettivi da raggiungere

Analizziamo nel dettaglio ciascuno di questi elementi, nei prossimi paragrafi.

La gestione dei processi pratici

Parte del lavoro d’ufficio di un’assistente amministrativa ha a che fare con i processi e le procedure di controllo e gestione delle spese che richiedono una conoscenza approfondita di informazioni, principi e novità, in materia di costi del personale, ad esempio. 

Per svolgere in modo efficiente, e soprattutto autonomo, i compiti e le richieste provenienti dai vertici dell’azienda è necessario aver acquisito una serie di conoscenze che permettono di seguire procedure standard già approvate. Chiaramente, l’esperienza nel settore è un elemento di punta che rende le figure senior professioniste fidate e attente.  

All'interno dell’azienda, spesso, si integrano servizi innovativi, i cui procedimenti meritano uno studio approfondito e un’implementazione attenta di tutte le fasi, soprattutto di quelle iniziali. Un esempio concreto è l’attivazione dei buoni pasto elettronici, l’evoluzione del più noto formato cartaceo.

Il buono pasto è un benefit scelto da sempre più imprese che ne riconoscono pienamente vantaggi e valori.

Oltre a essere uno strumento che supporta abitudini e scelte alimentari sane, in assenza degli spazi per prevedere una mensa aziendale, offre piena libertà di scelta, anche grazie alle normative introdotte recentemente dal Ministero dello Sviluppo Economico.

La cumulabilità e la possibilità di utilizzare fino a 8 buoni presso attività commerciali diverse da bar, ristoranti e tavole calde sono caratteristiche apprezzate da tutti i collaboratori.

Tra i compiti della segreteria amministrativa troviamo il controllo e l’emissione dell’ordine, la distribuzione del plico di buoni cartacei o il caricamento da remoto della carta elettronica tramite un portale dedicato.

L’attivazione di soluzioni rivolte al benessere dei collaboratori

Collaborazione, lavoro di squadra e confronto costante sono solo alcuni degli elementi che contribuiscono a dare vita ad un ambiente di lavoro sano e stimolante. Come può l’assistente amministrativa coadiuvare lo sviluppo di processi operativi efficaci? Promuovendo il benessere aziendale e supportando i colleghi a sviluppare un’attitudine rivolta alla cooperazione.

Non dimentichiamo, infatti, che la segretaria solitamente lavora a stretto contatto sia con i vertici aziendali che con i diversi team e dipartimenti. Se ricopri questo ruolo, saprai benissimo come individuare le situazioni che meritano una valutazione accurata e proporre soluzioni concrete.

Alcuni esempi pratici? Abbiamo già parlato della possibilità di introdurre i buoni pasto, anche come strumento che semplifica la gestione delle note spese, oppure i laboratori di team building che hanno l’obiettivo di migliorare l’approccio al lavoro quotidiano con i colleghi o la proposta di un piano welfare che supporti l’equilibrio tra vita privata e professionale.

Chi meglio di una persona che lavora a contatto con il management e con tutti i dipartimenti può fare da tramite e comunicare le esigenze dei collaboratori perché l’azienda le ascolti e dimostri la sua attenzione?

Passiamo ora al terzo ambito operativo dell’assistente amministrativa.

L’ottimizzazione delle attività in vista degli obiettivi da raggiungere

Portare a termine i compiti in modo preciso, rispettando le scadenze e ottimizzando al meglio le procedure, è una delle linee guida che caratterizzano il lavoro quotidiano della segreteria amministrativa. L’attenzione mirata ai singoli dettagli è fondamentale, dal momento che a questa figura vengono affidati progetti di grande responsabilità.

Oggi, infatti, lavorare in quest’ambito richiede una conoscenza approfondita degli obiettivi da raggiungere e degli strumenti che l’azienda mette a disposizione. Inoltre, è importante fornire un supporto regolare alla pianificazione dei target per incrementare le performance.

Nell'articolo di oggi abbiamo approfondito il ruolo della segretaria amministrativa, esaminando le ragioni per cui questa professione sarà sempre più determinante nelle scelte strategiche aziendali. La figura dell’assistente occupa una posizione di rilievo, ha un forte potere decisionale e lavora quotidianamente a fianco dei vertici aziendali e dei colleghi, contribuendo attivamente alla definizione di soluzioni pratiche per migliorare il clima aziendale e le performance.

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