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Migliorare la gestione delle note spese e il rientro dalle ferie


gestione delle note spese

Finalmente è arrivato il mese di agosto che in molte aziende corrisponde al periodo di chiusura estiva.

Se però questo momento è associato a spensieratezza e positività, è importante prevedere alcuni accorgimenti per progettare il rientro dalle ferie e riuscire così a sconfiggere i classici sintomi dell’ansia da rientro. Una delle preoccupazioni maggiori? La gestione delle note spese che nel periodo di assenza si possono accumulare sulla scrivania di chi ne è responsabile.

Vediamo, nei prossimi paragrafi, quali consigli mettere in pratica per un rientro sereno in ufficio.

Le cause dello stress da rientro

La delicata fase del ritorno al lavoro dopo le ferie, solitamente, coincide con il ritorno in città da un viaggio. Ma anche se hai deciso di trascorrere le vacanze a casa, la ripresa, con tutto ciò che ne consegue, traffico, corse per prendere i mezzi pubblici, telefonate, urgenze e scadenze, tende a causare ansia e stress in moltissime persone.

Una delle scadenze che può contribuire a fare svanire in breve tempo il benessere accumulato in vacanza è sicuramente la gestione delle note spese, vediamo nel prossimo paragrafo come ottimizzare l’attività. 

Migliorare la gestione delle note spese: i consigli

Il primo consiglio riguarda l’introduzione di un software per la gestione automatica dei processi amministrativi che tenga conto, ad esempio, dei massimali previsti dalle policy che regolano le trasferte e le relative note spese. Si tratta di strumenti da valutare, installare e imparare a utilizzare, per cui non è probabilmente un consiglio di immediata implementazione, eccone invece un altro, più rapido e altrettanto efficace.

Se in azienda un dipartimento o un gruppo di colleghi, tipicamente i venditori o i tecnici che eseguono verifiche e interventi fuori sede, ha l’esigenza di trascorrere la pausa pranzo in trasferta e di presentare il rimborso spese, una soluzione è rappresentata dai buoni pasto.

Oltre al vantaggio per i collaboratori di non dovere conservare ricevute e scontrini per poi compilare la nota spese e richiedere il rimborso, troviamo il vantaggio per il dipartimento amministrativo o la segreteria che non sono più tenuti a verificare la correttezza dei moduli e autorizzare i rimborsi.

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Inoltre, da una gestione cartacea dell’archivio, con faldoni pieni di vecchie ricevute da conservare per eventuali controlli, si passa a operazioni decisamente più agili:

  • il collaboratore riceve un blocchetto di buoni all’inizio di ogni mese, solitamente, e li utilizza in piena libertà, in pausa pranzo presso gli esercizi commerciali che li accettano;
  • l’ufficio amministrativo effettua l’ordine al fornitore di benefit richiedendo il numero di buoni pasto spettanti per ciascun collega e li consegna, una volta al mese.

Nel caso dei buoni pasto elettronici, si aggiunge il vantaggio, lato operativo, di dovere consegnare le card personali ai collaboratori una sola volta, nella fase iniziale dell’attivazione del servizio, poiché i buoni spettanti vengono caricati da remoto a valle della procedura di ordine, molto semplice e intuitiva, tramite il portale online.

Per tutti, rispetto al carnet di ticket, la card è una soluzione più comoda da portare con sé, sicura perché nominale e perché offre la possibilità di tracciare ogni attività, consultare il credito residuo o bloccarla in caso di smarrimento e furto.

L’ottimizzazione di alcune delle attività che vengono percepite come poco piacevoli e l’opportunità di dedicare più tempo a compiti più coinvolgenti migliora certamente la soddisfazione rispetto al proprio ruolo in azienda, contribuendo a rinnovare l’entusiasmo al rientro dopo le vacanze.

Nel prossimo paragrafo, vedremo altri consigli per sconfiggere lo stress post-ferie. 

Piccoli accorgimenti per il benessere dopo le vacanze

Per sconfiggere sul nascere l’ansia da rientro, spesso causa di insonnia, mancanza di energia e inappetenza, e, al contrario, incrementare le performance, si possono attuare delle piccole tecniche di benessere, a partire dagli ultimi giorni di vacanza.

Alcuni esempi? È consigliabile mantenere uno stile di vita equilibrato, dedicando le giuste 7-8 ore al sonno ed evitando di mangiare troppo.

migliorare la gestione delle note spese e il rientro dalle ferie

Al ritorno al lavoro, le attività andrebbero riprese in modo il più possibile graduale, pianificandole per piccoli obiettivi. La pausa pranzo non andrebbe mai saltata, anzi, proprio nei momenti in cui il fisico si sta riabituando alla vita di tutti i giorni, è opportuno che l’alimentazione sia bilanciata per fornire il giusto apporto energetico.

Anche in questo caso, l’introduzione del benefit del buono pasto supporta uno stile alimentare più sano e contribuisce a migliorare la qualità della vita. Uscire a pranzo con i colleghi, fare una passeggiata e stare all'aria aperta aiuta a riportare alla mente le giornate di vacanza e il benessere che le caratterizzava.

Grazie all'ottimizzazione delle attività quotidiane, come la gestione delle note spese, ci si possono concedere anche più momenti liberi, evitando di restare oltre l’orario in ufficio, per provare a mantenere gli hobby che si erano iniziati durante le ferie.


Al rientro dalle vacanze, è importante concentrarsi su pensieri positivi e dedicare le energie alle opportunità professionali che attendono. Perché non iniziare fin da ora a proporre al responsabile di introdurre in azienda i buoni pasto?

È semplicissimo, affidandosi a un partner strategico capace di analizzare i parametri e aiutare l’impresa a strutturare un piano personalizzato e flessibile, che garantisce anche vantaggi fiscali per l’azienda. Non perdere l’occasione di saperne di più! Prenota una consulenza gratuita e personalizzata, cliccando qui sotto.

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Argomenti: buoni pasto, work-life balance, note spese e rimborsi

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