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Come semplificare le procedure di gestione nota spese?

gestione nota speseLa gestione nota spese rientra tra i compiti assegnati all'ufficio dell’amministrazione del personale o della segreteria operativa. Si tratta di un processo più o meno complesso, a seconda del numero di dipendenti e di trasferte effettuate, che può essere molto semplificato con l’introduzione di alcuni piccoli accorgimenti.

Vediamo quali sono, nell'articolo di oggi.

Gestione nota spese: ottimizzare i processi e il tempo a disposizione

La maggior parte delle aziende - di piccole, medie e grandi dimensioni - prevede le proprie specifiche procedure che regolano la gestione nota spese.

Si tratta di attività che possono richiedere diverse ore ogni mese per verificare, elaborare e contabilizzare i rimborsi. Può capitare anche che si verifichino errori in una delle fasi del processo che comportano ulteriori controlli e un allungamento delle tempistiche di rimborso.

Semplificare le procedure relative alle note spese, dunque, non aiuta esclusivamente a ridurre le probabilità di incorrere in errore, ma può supportare efficacemente il lavoro quotidiano dell’amministrazione del personale.

Come fare? Per prima cosa, occorre partire da una formazione a 360 gradi su processi interni, modalità di compilazione e policy aziendali in materia di trasferte.

Ecco alcune voci da prendere in esame per una corretta analisi:

  • i massimali previsti
  • la tipologia di spese ammesse
  • le tempistiche per presentare la domanda di rimborso
  • la documentazione necessaria da allegare

In secondo luogo, affidarsi a processi automatizzati grazie all'integrazione di software gestionali supporta le pratiche interne, dal momento che è possibile impostare degli indicatori di controllo, come i massimali previsti dal regolamento.

A questo punto, per ottimizzare ulteriormente le procedure, è fondamentale comprendere quali servizi rientrino nella domanda e nella relativa gestione nota spese, valutando eventuali soluzioni alternative e altrettanto valide.

Un esempio è la pausa pranzo del personale itinerante, come tecnici e rappresentanti commerciali che trascorrono la propria giornata, in parte o interamente, fuori ufficio.

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In questo caso, solitamente la procedura di rimborso tramite nota spese prevede che i collaboratori conservino fatture e scontrini e li alleghino, a cadenza settimanale o mensile, al modulo riepilogativo di rimborso.

Ovviamente, anche l’ufficio amministrativo ha responsabilità ben precise: oltre a esaminare accuratamente i giustificativi analizzando servizi, date e importi, si occupa di contabilizzare la spesa e verificare che la procedura sia stata presentata secondo le disposizioni previste.

È bene ricordare anche l’obbligo di conservazione dei giustificativi di spesa ai fini della richiesta di rimborso.

Semplificare e ottimizzare i tempi necessari per portare a termine i rimborsi è possibile.

L’azienda, infatti, può scegliere di mettere a disposizione dei collaboratori che per ragioni di servizio presentano richieste di rimborso frequenti per la pausa pranzo il buono pasto.

In questo modo, non è necessario prevedere richieste di rimborso o la conservazione degli scontrini.

Per quanto riguarda i buoni pasto cartacei, le attività in capo all'amministrazione si limitano all'ordine dei quantitativi previsti, al monitoraggio del processo di consegna e ricezione dei buoni.

Nel caso dei buoni pasto elettronici, invece, le procedure sono ulteriormente semplificate. Uno dei maggiori vantaggi di questa soluzione è infatti l’eliminazione della fase di distribuzione e monitoraggio della spedizione dei blocchetti cartacei. I buoni elettronici sono caricati in modalità digitale sulle card attive che sono tessere dotate di banda magnetica.

gestione nota spese buoni pasto elettroniciQuesta caratteristica, oltre a rendere estremamente pratico l’utilizzo dei buoni da parte dei collaboratori, facilita i processi di accredito da parte dell’azienda. Infatti, il numero dei buoni mensili spettanti al dipendente viene caricato direttamente sulle tessere dei collaboratori.

Inoltre, il tracciamento dei movimenti è accurato e permette di monitorare le transazioni e bloccare la carta, in qualsiasi momento, ad esempio in caso di smarrimento o furto.

Alla luce delle novità previste dalla Legge Fiscale 2020, introdurre i buoni pasto elettronici in azienda è ancora più vantaggioso; infatti, il Decreto Legislativo ha disposto una modifica alle soglie massime di defiscalizzazione per le aziende e i dipendenti che salgono a 8€ per i titoli elettronici e scendono a 4€ per quelli cartacei.

Con l’attivazione di questa soluzione, chi si occupa delle pratiche amministrative avrà tempo da dedicare ad attività strategiche, non dovendo farsi carico della gestione nota spese e dei rimborsi delle pause pranzo dei colleghi.

Oltre a fornire una soluzione concreta per una pausa pranzo di qualità, i buoni pasto rientrano tra i benefit aziendali capaci di incrementare la motivazione dei collaboratori e performance.

Le novità introdotte con la Legge Fiscale 2020 incentivano ulteriormente l’utilizzo di sistemi digitali che semplificano l’operatività e le pratiche interne, anche per la gestione nota spese.


Cosa possono fare le imprese?

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Argomenti: buoni pasto, note spese e rimborsi, gestione operativa

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