Smart working e motivazione al lavoro: un legame sorprendente

28/03/2022

Come aumentare la motivazione al lavoro? Se lo domandando molte imprese e dipartimenti HR che si pongono l’obiettivo di migliorare la percezione dei collaboratori rispetto al ruolo svolto. La digitalizzazione e la creazione di spazi di lavoro sempre più ibridi, infatti, hanno rivoluzionato l’approccio agli impegni e alle responsabilità, offrendo soluzioni orientate contemporaneamente al raggiungimento degli obiettivi e alle necessità delle persone.
Parliamo in particolare di smart working e della possibilità di lavorare da remoto senza compromettere in alcun modo le performance. Continua a leggere l’articolo per saperne di più.

La motivazione al lavoro è fondamentale per le imprese, perché è capace di generare nei collaboratori una forza interiore che li porta a svolgere le attività con una maggiore responsabilità, incrementando le performance e la soddisfazione rispetto al proprio ruolo.

Lo smart working prevede una completa autonomia rispetto alle modalità di lavoro classiche. Di fatto, non si parla solo della possibilità di lavorare da casa ma di una nuova prospettiva di vita. Nel concetto di “smart working” (o “lavoro agile”), infatti, rientrano concetti quali la flessibilità, il riadattamento degli spazi, l’assenza di vincoli e barriere che rappresentano la vera differenza.

Nei prossimi paragrafi, risponderemo ad alcuni dubbi che riguardano il legame tra modalità di lavoro agile e motivazione dei collaboratori, offrendo alcuni consigli al dipartimento HR.

Collegamenti rapidi:

Come migliorare la motivazione al lavoro introducendo lo smart working

Ripensare l’ambiente di lavoro in quest’ottica è una scelta strategica per l’azienda perché permette di rispondere in modo efficace all'emergere di nuove necessità dei collaboratori. Adottando strumenti innovativi, si orienta l’organizzazione all'incremento della motivazione al lavoro, perché migliora la qualità della vita.

Ed è proprio questo il legame tra smart working, soddisfazione e performance: le misure personalizzate influenzeranno positivamente la percezione dei collaboratori nei confronti dell’azienda che le mette a loro disposizione.

Non è tutto, perché questa modalità di lavoro ibrida ha stravolto i concetti di performance e rispetto degli impegni. Aprendo a uno scenario digitalizzato e smart, non si misurano i risultati in base alle ore passate al lavoro, ma al raggiungimento degli obiettivi. Questa visione migliora notevolmente i rapporti tra colleghi, collaboratori e manager, perché consolida la stima e la fiducia reciproche.

Da lavoro smart a work-life balance, il passo è davvero breve. Pensiamo, ad esempio, ai minuti o alle ore impiegate per raggiungere e tornare dal luogo di lavoro. Questo tempo può essere impiegato per dedicarsi a hobby e passioni o, più semplicemente, per trascorrere del tempo con i propri cari.

È fondamentale, dunque, sottolineare che fare smart working non equivale semplicemente a lavorare da casa, ma disporre di una maggiore flessibilità rispetto ai tempi e ai luoghi in cui svolgere le attività e lavorare per obiettivi.

Non solo motivazione: tutti i vantaggi dello smart working

I benefici riscontrati da aziende e lavoratori privati sono molteplici e riguardano diversi aspetti.

I vantaggi per i collaboratori - oltre alla motivazione che determina un alto grado di soddisfazione, rispetto al rapporto sia con i colleghi, sia con i propri responsabili - si concretizzano in:

realizzazione del work life balance;
riduzione dei livelli di stress (dovuto, ad esempio, al pendolarismo);
abbassamento dei costi per i trasferimenti casa-lavoro.

Inoltre, i vantaggi dello smart working sono osservabili anche da un punto di vista di responsabilità sociale e sostenibilità ambientale: l’introduzione dello smart working può, infatti, contribuire a ridurre il traffico e le emissioni e a incoraggiare un uso più efficace dei mezzi di trasporto pubblico, grazie alla flessibilità oraria.

Nel prossimo paragrafo troverai un’interessante panoramica sulla diffusione del lavoro agile in Italia, anche in relazione al periodo di pandemia che ha inevitabilmente avuto un impatto rilevante sulle aziende.

Smart working in Italia: dalla pandemia alla proroga per il settore privato

In Italia la pandemia ha rappresentato un vero e proprio acceleratore per la diffusione dello smart working. Tuttavia, anche in seguito all’allentamento delle misure restrittive, aziende e lavoratori sembrano non essere intenzionati ad abbandonare la modalità di lavoro agile.

La diffusione del lavoro agile in Italia: da situazione provvisoria a strategia aziendale

Come afferma Mariano Corso, Responsabile scientifico dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, «La pandemia ha accelerato l’evoluzione dei modelli di lavoro verso forme di organizzazione più flessibili e intelligenti». L’emergenza Covid-19 ha, infatti, portato alla luce la necessità di far evolvere le modalità di organizzazione del lavoro rendendo lo smart working parte di una vera e propria strategia aziendale volta alla diffusione di una cultura organizzativa agile. Quando ciò avviene, vengono messi in atto progetti che comprendono:

la digitalizzazione dei processi;
la disponibilità di strumenti per il lavoro da remoto;
l’integrazione (anche negli spazi fissi, come gli uffici) di tecnologie per comunicare a distanza;
lo sviluppo di una capacità di leadership basata sulla delega e sulla fiducia, più che sul controllo.

La risposta all’emergenza ha portato, in alcuni casi, a una maggiore confusione tra telelavoro e lavoro agile; tuttavia, la possibilità di svolgere le proprie mansioni da remoto ha significato per molte aziende italiane la possibilità di garantire la sicurezza dei propri collaboratori, in un contesto davvero straordinario e imprevedibile.

Rispetto al concetto ideale di lavoro agile, durante la pandemia sono mancati alcuni aspetti fondamentali:

L’autonomia rispetto alla scelta del luogo di lavoro; con molte sedi e uffici chiusi, non esisteva alternativa alla propria abitazione.
La formazione dei manager e dei collaboratori; necessaria per attuare un cambio di mentalità volto a lavorare per obiettivi, delegare, valutare e comunicare da remoto.

D’altra parte, l’arrivo inaspettato della pandemia e la necessità di lavorare da remoto hanno portato le aziende a comprendere che quella agile sia una modalità di lavoro non solo possibile e praticabile, ma anche vantaggiosa persino per imprese e ruoli che prima non la consideravano tale. In particolare, è stato apprezzato il supporto dello smart working alla gestione dei figli a casa.

Smart working, fino a quando si manterrà?

Nonostante il graduale ritorno in ufficio conseguente all’avanzamento della campagna vaccinale e all’allentamento delle misure restrittive, lo smart working non è in declino. Al contrario, i dati raccolti dall’Osservatorio nel corso del 2021, evidenziano la tendenza dello smart working a rimanere una modalità di lavoro diffusa anche dopo la pandemia nell’89% delle grandi aziende e nel 62% delle PA. Inoltre, al termine della pandemia, le organizzazioni prevedono un aumento degli smart worker rispetto ai numeri registrati nel settembre 2021, periodo in cui il numero totale si è attestato a circa 4,07 milioni.

A dimostrazione del fatto che il lavoro agile non sembra essere in declino, il Governo ha stabilito che il settore privato manterrà in vigore le misure emergenziali fino al prossimo 30 giugno. Questo significa che lo smart working per i privati potrà continuare ad essere messo in atto senza che sia necessario ricorrere agli accordi individuali tra lavoratori e azienda. Per il settore pubblico, invece, tornerà ad essere valido l’accordo individuale previsto dalla normativa vigente prima dell’emergenza sanitaria.

In ogni caso, sempre secondo i dati rilevati dall’Osservatorio nel 2021, il 55% delle grandi aziende e il 25% delle pubbliche amministrazioni ha messo in atto modifiche degli spazi dell’organizzazione per adattarli alle nuove modalità di lavoro, dimostrando una grande apertura nei confronti delle modalità di lavoro agile.

Smart working: quanti giorni a settimana si pratica?

Lo smart working continua ad essere diffuso sia tra le grandi imprese, sia nel settore pubblico con una media rispettivamente di 4,1 e di 3,6 giorni a settimana, dimostrando che la tendenza crescente riguarda una modalità di lavoro ibrida in cui si alternano dai 2 ai 3 giorni di lavoro in presenza.

Il numero di giorni a settimana in cui lavorare in modalità agile è, infatti, uno dei fattori fondamentali da considerare affinché i lavoratori possano godere di tutti i benefici dello smart working.
Secondo il decreto legislativo 81 del 2017, non c’è alcun limite al numero massimo di giorni in modalità di lavoro smart. L’estensione del lavoro da casa è regolata in modi diversi a seconda dei casi; tuttavia, per sfruttare al massimo gli aspetti positivi della cultura agile, sarebbe ideale che lavoratore e azienda raggiungessero un accordo sull’alternanza flessibile di lavoro da remoto e lavoro in sede.

Alcuni consigli pratici per la motivazione dei collaboratori in smart working

Abbiamo analizzato le ragioni che portano all'introduzione di questa iniziativa in azienda, ma potrebbero esserci anche delle controindicazioni? Erroneamente, si potrebbe pensare che lavorando da remoto si dedichi meno tempo agli impegni professionali rispetto a quanto si farebbe tra le mura dell’ufficio. In realtà, applicando la modalità di lavoro agile, si può davvero raggiungere l’efficacia e aumentare la soddisfazione.

A questo proposito, il dipartimento HR ha un ruolo cruciale: una formazione completa e aggiornata per i collaboratori è il primo passo per plasmare la cultura aziendale in ottica di lavoro agile.

Per incentivare i dipendenti a un cambio di direzione verso modalità di lavoro sempre più agili, il Dipartimento delle Risorse Umane potrebbe, ad esempio, impostare una comunicazione interna volta a fornire consigli utili nell’approccio allo smart working. In questo modo l’azienda, tramite il reparto HR, può avvicinarsi ulteriormente ai dipendenti, dimostrando loro supporto non solo da un punto di vista professionale ma anche umano.

Ecco, quindi, alcuni consigli da fornire a lavoratori e collaboratori:

Cominciare la giornata lavorativa

Per ottenere veri benefici dallo smart working, il team HR non dovrebbe trascurare un aspetto cruciale: la giornata in home office deve cominciare come ogni altra, con la sveglia al solito orario, una buona colazione, una doccia e abiti comodi. In questo modo, oltre ad adattarsi alla nuova postazione di lavoro da remoto, si è pronti in qualunque momento a ricevere una telefonata o a collegarsi in videoconferenza con clienti e partner.

Organizzare l’agenda e gli impegni in programma

È fondamentale pianificare con attenzione l’agenda di lavoro e le attività della giornata, soprattutto in modalità smart. Definire le priorità permette di avere un quadro completo degli obiettivi quotidiani e la gestione dei progetti attivi. Questo consente di non dedicare troppo tempo a una sola attività, ma di ottimizzare le ore in base ai task pianificati.

Confrontarsi con i colleghi

Si tratta di un elemento fondamentale, soprattutto quando si lavora da remoto. Per essere presenti e proattivi se in sede si è svolta una riunione, ad esempio, è bene contattare i colleghi per chiederne gli sviluppi. Allo stesso modo, se il team è in procinto di discutere di un’attività che riguarda anche i collaboratori smart, sarebbe buona norma organizzare una call di aggiornamento. Una buona connessione a internet è tutto ciò che serve per essere coinvolti anche da remoto.

Prevedere delle pause

A casa, così come in ufficio, è bene dedicare del tempo a sé stessi, fondamentale per staccare la spina e ricaricare le energie. Valgono le stesse best practice del luogo di lavoro: un pranzo consumato velocemente alla scrivania non è un’abitudine salutare e a lungo termine può compromettere il benessere psicofisico; trascorrere del tempo lontano dallo schermo aiuta a ritrovare la giusta motivazione e a riprendere le attività con una maggiore concentrazione.

Nell'articolo di oggi abbiamo analizzato il legame sorprendente tra motivazione al lavoro e smart working, approfondendo in modo particolare il ruolo del dipartimento HR nell'orientamento dei collaboratori verso l’utilizzo di questa modalità di lavoro e dell’organizzazione agile. Sebbene spesso si tratti di un argomento sottovalutato, una corretta gestione del tempo, soprattutto da remoto, è strategica per incrementare la motivazione e le performance e un passo fondamentale per attrarre nuovi talenti e motivare i propri, aumentandone anche la retention.